15分で分かるGTD – 仕事を成し遂げる技術の実用的ガイド

目次

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「GTD」とは何か

GTDすなわち“Getting Things Done(仕事を成し遂げる)”とは、あなたのタスクとプロジェクトを整理して管理する仕組みです。しかしその目的は、ただ“仕事を成し遂げる”だけにはとどまりません(本当ならこう呼ばれるべきでした。「物事がおこるままに身を任せていたのでは全くイケてない状況に陥ってしまうことが多いので、それよりもっといい方法で物事を成し遂げる」仕組み)。このシステムの目的はあなたが100%の信頼をおいても大丈夫なように、タスクやアイデアやプロジェクトを収集するということにあります。「過去最高の発明をする」というような曖昧なものから、「8月25日にAdaに電話してチーズケーキのレシピについて話し合う」というような具体的なものまで。つまり全てです。
ごくありふれたTo-Do リスト管理のシステムとあまり変わらない印象ですか? 確かに似ている部分は多いですね。でもそれ以上の価値がありますし、とても簡単なのです。約束しますよ。では読み進めてください。

GTDでは基本的な前提のひとつとして、あなたは愚かだと考えます。というより、やりかけの仕事について考える時のあなたの潜在意識のあり方が愚かだということです。例えば、来週までに自転車を修理しなくてはならないとします。自転車店の近くに来た時その事について思い出せばいいのに、そうではなくいつも頭の中に「何か思い出さなくちゃいけないことがあるんだけど…」という絶え間ない切迫感があるのです。

Jessica Kerrがこのことを見事に言い表しています。

あなたの脳がホワイトボードだと仮定しましょう。To-Doリストと「消すな」という文字で一杯になっていませんか? アイデアを描き出したり統合したりするスペースはあるのでしょうか?

この“魔法”のすばらしいところは、タスクと思いついたアイデアの両方を具体的で可視化された行動のリストにしてくれるところです。見ていきましょう。

あなたがきちんと理解して実行に移すことができれば、GTDは、する必要のあること、やっておくべきこと、するか考慮しなくてはならないことの全てを管理してくれる誰にでも扱えるシステムになります。このシステムが整い、あなたがこの仕組みに信頼を置けば、あなたの潜在意識はやること全てを把握しようとすることをやめ、ひっきりなしに思い出そうとするのもやめます。これによりストレスが軽減され、脳が使うことのできる貴重な時間が、もっと生産的な思考のために解放されるのです。このことにより実際の時間も節約でき、バレエのレッスンを受けたり、絵画教室に通ったり、ローラーブレードをしたりする時間が創出できるかもしれません。

すばらしいですよね。では実際の仕組みはどうなっているでしょう。これには特別なヨガのテクニックと毎日の精神の鍛練が必要です。なんてね、冗談ですよ。リストを管理するだけなのです。紙と鉛筆さえあれば子供でもできますよ。最近はコンピュータがリストの管理をやってくれますしね。

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作るのは以下のリストです。

  1. インボックス
  2. 次にとるべき行動(おそらく複数のリスト。これについては後で説明します)
  3. 連絡待ち
  4. プロジェクト
  5. いつかやる/多分やる

これらのリストを定期的にレビューします。これがGTDシステムの基幹部分を形作っているのです。メカニズムについては後述します。リストの他にはカレンダーが必要です。ここには特定の日付にやるべきタスクやイベントを書き込みます。

「インボックス」

インボックスとは、アイデアとタスクが発生した時すぐに保存する場所です。例えば上司にキャロットケーキを焼くように命じられた時、見たいサーカスのポスターを見かけた時などです。インボックスに追加するための障壁は低ければ低いほどいいので、ノートに素早くメモするか、スマートフォンの該当するボタンやアイコンを押しましょう。インボックスという名前(単数形)にしましたが、複数持つこともできます。例えばあなたがコンピュータの前に座っているときはコンピュータプログラムでもいいし、ショッピングモールをぶらついている時などはノートでもいいのです。大事なのは思いつき次第、書き留めることができるということです。脳の仕事を軽減するのが目的でしたよね?

初めてGTDを使い始めるときは1時間ほどかけて、やりたいことや、やらなくてはなないこと全てを書き出したほうがいいでしょう。あなたにとって気になることすべて、つまりあるべき形にないもの、本来あるべき場所にないものなどが全て分類されます。そろそろ歯ブラシを交換したほうがいい? 叔母さんから借りたティーカップを返却しなくてはいけない? ベッドを別の色に塗り替えたい? それらのこと全てがあなたのインボックスに入るものなのです。

「インボックス」を処理する

もしGTDを使い始めたばかりで、最初に“脳みそを空にする”時にインボックスに山ほどの項目を集めたなら、処理にしばらくかかります。ここからインボックスは継続して処理されていくのです。

インボックスのアイテムはリストの順番通りにひとつずつ処理します。インボックスの項目を処理する時、最初に聞くべきなのは、これは実行可能か? という質問です。言い換えると、あなたは行動を起こすべきか? ということです。答えがノーなら、必要のないものは捨てるか、参考資料として取っておくか(「いつかまたこの記事が必要になるかもしれないし」)、「いつかやる/多分やるリスト」に追加してもいいですし(例えば「インドネシア語を習う」というようなこと)、または温めておきましょう。待ってください、それは何のことかって? 卵を温める? まあそんなようなものです。もし後で思い出したいことなら(「この記事がよく理解できないから2週間経ったらまた読んでみよう」など)、カレンダーまたは備忘録ファイルに入ります。備忘録ファイルについては後ほど説明しますね。

さて、あなたが現在処理していることが実際に実行可能だとして、つまり、それに関して何かやらなくてはならない時、「次にとるべき行動は何だろう」と自問しましょう。次にとるべき行動は具体的でかつ目に見える行動でなくてはなりません。言い換えると、「ケーキくじを計画する」ではなく、「ArthurとCamilleにメールしてケーキを焼くように念押しする」ということです。

このことこそが、つまり次にとるべき行動が具体的で目に見えるもので、目標達成の推進力となるものである、ということがGTDで最も重要な「ルール」であると言えるでしょう。数秒多くかけて具体的な行動に落とし込むことによって、「次にとるべき行動」リストには、いつでも手をつけようと思えばできるものしかないことになります。この“前処理”を先にやってしまえば(タスクを計画することが行動そのものだということもあるでしょうが)行動を起こすことへの抵抗感を大きく減らしてくれます。

次の行動が決定したら、それが2分以内でできるかどうか検討します。できるならすぐやりましょう。すぐにです(「おばあちゃんに面白い猫のビデオをメールする」というようなこと)。理由は簡単です。もしその行動が2分以内で済んでしまうなら、それを管理するために時間やコストを割くより、単にやってしまうほうが早いからです。もし2分以上かかる行動であれば、可能なら誰かに任せましょう。人に任せたもの、連絡待ちリストに入れたもの以外は、時間ができ次第すぐにやりたい次にとるべき行動リストに追加しましょう。あなたが実は委任の達人だったということでない限り、多くの項目は次にとるべき行動リストに入るでしょう。もし気になることを解決するのにひとつ以上の行動を要するならば、全体の目標をプロジェクトリストに記載する必要があります。プロジェクトリストについてはいくつかの項に渡って後ほど説明します。

今の話をまとめるとこうなります。インボックスを処理する時はこの手順に従いましょう。

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GTDのワークフロー。気になることがインボックスで収集され、処理される。もし行動できることなら、終わらせたり、延期したり、誰かに任せたりする。もし処理するのにひとつ以上の行動が必要ならプロジェクトリストにも記録する。

「次にとるべき行動」のリスト

さて、次にとるべき行動リストとは何でしょうか。えーと、あなたが次に起こす行動のリストですよね、明らかに。他に名前をつけるとすれば「すぐ取り掛かれる行動」です。あなたがYoutubeでおかしな猫のビデオを見たり、またCandy Crush Sagaをやったりしていない時に、さっとこのリストから選び出して手をつけられるからです。

「連絡待ち」リスト

仕事を人に任せた時、誰かにメールを送って返事を期待(または必要と)する場合、または何かを注文した時、誰かの行動を待っていて“ブロックされた”タスクがある時は連絡待ちリストに入れます。これらを記入する時は現在の日付を一緒に書いておくといいでしょう。そうすれば同僚のMarvinにメールをしてこう言うことができます。「1カ月でできると言ってた、あの何とかレポートだけどどうなってる? あれを言ってたの32日前だよ」と言う風に。

プロジェクト

ここまでは大丈夫ですか? 世界征服をしようと思っているのに、次にとるべき行動リスト上に「人工知能のテキストブックを研究する」しかない、と心配になってきましたか? 行動が終了して、それがリストから消されてしまうと、忘れてしまいそうですよね。その通りなのです。そこでプロジェクトリストの登場です。

GTDにおけるプロジェクトの定義はとても広く、ひとつ以上の行動を伴う目標はプロジェクトと定義されます。これらのプロジェクトがプロジェクトリストに記載されるのです。このリストは単にプロジェクトタイトルのリストでできていて、お好みなら説明と期待される結果についても記述します。プロジェクトリストをレビューする時は、それぞれのプロジェクトに対して最低でもひとつの項目が次にとるべき行動のリストにあるようにしましょう。そうすればプロジェクト自体を忘れてしまうことを防げます。

状況

状況とはあなたの次にとるべき行動リストの項目の上に付ける「タグ」のようなものです。その行動が行われる場所や、成し遂げるためにどのような道具が必要かなどということを表します。状況によって行動を“分類する”やり方はいくつかあります。簡単なのは、ひとつの状況に対して、ひとつの次にとるべき行動リストを持つことでしょう。もし最新の電子機器でリストを管理しているなら、“スマート”リストをそれぞれのタグに対して持てるでしょう。結果は同じことです。(スマートフォンと言われるものには、多分、位置情報の認識機能を用いて、現在いる場所の状況に合った行動だけを表示したりできるのではないかと思います。もしそうなら、すごいですよね。私たちは未来に住んでいるのです)。

状況が場所を表す時には、前に@を置くことにより表現するのが一般的ですが、他のことにも応用できます。例としては、@家、@コンピュータ、@オフィス、などです。

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行動とその状況の例

行動 状況
レインボーカラーのドッグフードをもっと買う @街、または@店
Cuteoverload.comをブラウズする  @コンピュータ、または@www
見知らぬ人に微笑みかける  @どこでも

いくつ状況が必要かは、あなたの次にとるべき行動リストにどれだけの項目があるか、そしてあなたが一日をどう過ごすのかによって変わります。重要なのはあなたが物理的にどこにいる時、どんな装備があれば、どの行動がとれるかということを一目でパッと分かるようにしておくことです。“どこでも”という状況を、どこにいる時でもできる項目として作成しておくのも良いアイデアです(「お母さんに電話してグーラッシュ(ハンガリー料理)のレシピを聞く」とか)。

アジェンダ

もしあなたが定期的に会議を開いているなら、1人につきひとつの「アジェンダ用のタグ」があると便利かもしれません。その相手を思い浮かべて、次のミーティングで話したい内容について書き留めておくのです。例えばあなたがFoobertと定例ミーティングをしているなら、“@Footbertアジェンダ”という状況を作成することを考えてもいいかもしれません。これらの状況はもちろん、チームや、マネージャ、スーパーバイザーの変更などによって変わっていくものです。

「いつかやる/多分やる」リスト

“結論に飛び付く”ことで百万ドルのアイデアを失いたくないですよね。でもこういったアイデアはもっと時間のある時に実現したいと思っているものですから、このようなアイデアで、次にとるべき行動リストや、プロジェクトリストを“汚染”したくないですよね。(あなたの次にとるべき行動リストにはすぐできることだけしか含めてはならず、プロジェクトリストは定期的にレビューして常に最低でもひとつの次の行動があることを確認する、ということを思い出してください)。

ここでいつかやる/多分やるリストが登場します。このリストには将来のいつか実現するかもしれないアイデアやプロジェクトを入れます。ここには「寝室のイヤな色の塗装を塗り替える」とか「カルト教団を立ち上げる」などが入ります。(もちろん今すぐやるつもりはないものだけです)。このリストは週一回、下記の週次レビューの項で説明する他のものと一緒にレビューします。

カレンダー

カレンダー は、特定の日(時)にしなければならないことを書くためのものです。その他のことは書いてはいけません。そうです、ただその日までに終わらせたいと思っているというだけで、来週の水曜日のところに「Bonzibudddyをインストールする」 などと書いてはいけないのです。

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なぜでしょう?

本当に実行すべき日(時)が厳密に決まっている仕事だけを書くことで、他の実施日(時)が曖昧な仕事に“薄められる”ことがなくなり、カレンダーがより有用になるからです。やりたいとは思っているけれど、必ずしもその日時に終わらせる必要がないようなことは、 次にとるべき行動リストに書くようにしましょう。そうすればまた思い出せますし、実行する機会もあるでしょう。

週次レビュー

David Allenの「GTD」についての本では、週次レビューのことを“成功の決定要因”と呼んでいます。彼は冗談を言っているのではありません。GTDのフレームワークを使い始めると、あなたがロボットでない限り、抜け漏れが出てきます。例えばあるプロジェクトで次にとるべき行動を完璧にリストアップしたけれど、新しく出てきた「次にとるべき行動」を追加し忘れてしまうとか、他にもっと重要な事が発生したから(本当によく考えた結果)近い将来には実行する必要がなくなった「次にとるべき行動」を、消し忘れてしまうとかいったことです。

週次レビューは、(お察しの通り)週に一度行うべきです。結構時間がかかりますから、できればある程度の時間(おそらく最低でも30分)を事前に確保しておくとよいでしょう。例えば金曜日や土曜日の午後などです。週次レビューを行う時には、最低でも次のことをしましょう。

  • どのプロジェクトも、最低1つは次にとるべき行動があるのを確認しましょう。そして 次にとるべき行動リストの各項目が、本当に来週時間があればやりたい、もしくはやる必要があることなのかを確認しましょう。そうでなければその項目は(場合によってはプロジェクトごと) いつかやる/多分やるリストに移動しましょう。もしその作業をやることが絶対にないと思うなら、完全にリストから消してしまいましょう(自分に正直になってください)。

  • いつかやる/多分やるリストを精査して、 次にとるべき行動リストに移動すべきものがないか確認しましょう。また プロジェクトリストに新しいプロジェクトを追加する場合は、具体的にすべきことを明らかにして、 次にとるべき行動に追加しましょう。

トリガーリスト

週次レビューの時に「トリガーリスト」をチェックするのもよい考えです。トリガーリストは、あなたがまだ作業項目として挙げていない仕事を思い出すための“きっかけ”となるキーワードを羅列したシンプルなリストです。トリガーリストは以下のようなものになるでしょう。

  • 上司
  • 同僚
  • 開始したが未完了のプロジェクト
  • 開始すべきプロジェクト
  • 連絡すべき人たち

トリガーリストをチェックして思い出したことは インボックスに加えて、後で処理できるようにしましょう。

トリガーリストの例はLifehacker’s trigger list for studentsで見ることができます。トリガーリストを色々作ってみて、自分にとって有用なリストの作り方を学んだら、自分用にカスタマイズするとよいでしょう。

GTDを有効に使う

GTDの仕組みを実際に有効に使うためには、守るべきいくつかの重要な“ベストプラクティス”があります。ただしGTDを使い慣れてきて、その方がいいと思った場合には、必ずしも守る必要はありません。

  • リストや、 次にとるべき行動リストは、状況毎に明確に線引きをするのが大切です。次にとるべき行動がどの状況に属するのか分からないということが頻繁にあるなら、状況の一覧を見直した方がよいでしょう。

  • ツールは使っていて楽しいものであるべきですが、楽しすぎてもいけません。もしリストを管理するためのツールが複雑で使い勝手の悪いものであれば、あなたは無意識に小さなタスクをリストに挙げるのを避けるようになってしまうでしょう。しかしツールを使うのがあまり楽しすぎても、結局はツールを使い過ぎてしまい、その驚くべき機能と戯れることで時間を浪費してしまうでしょう。あなたにとって丁度よい道具を見つけてください。

ツール

読む/見直すフォルダと備忘録ファイルはGTDの仕組みの一部ではありませんが、GTDと組み合わせて使うと有益な2つのツールです。

読む/見直すフォルダ

次にとるべき行動リストには、 “(何かのドキュメントを)読む” という行動がかなり沢山含まれるはずです。読む/見直すフォルダは持ち運びのできる普通の物理的な書類ばさみで、論文や文献など読みたいものを入れておくものです。少しでも時間がある時に、ドキュメントを読めるようにするのが目的です。歯医者の待ち時間? カフェで料理を待っている時? どちらも、トビハゼの系統発生論についての論文を読んだり、上司からの伝言を読んでいるフリをするにはピッタリの機会です。

ここでも“明確な線引き”をすることが重要です。時間があれば本当に読みたいと思うものだけをフォルダに入れて、一日のうちに現れるほんの僅かな空き時間に取り出せるようにしておかなければなりません。

備忘録ファイル

このファイルは、43個のファイルフォルダの集まりです。なぜ43個なのでしょう? それは、毎月が31日で、1年が12カ月だからです。計算機を手に取ろうとしている方、43という私の計算を信じてください。

Tickle!

ではこのフォルダはどのように使うのでしょうか? 主な用途は、(コンサートのチケットのような)特定の日に必要となる物理的なアイテムや、特定の日に行いたい事を思い出すためのメモ(カレンダーが特定の日時に実行すべきことだけを書くものだったのを思い出してください)や、よく理解できなかった講義のノート(“潜在意識が咀嚼してくれたら、一週間以内に見直すぞ”)を入れておくことです。

毎朝起きた時に、今日のフォルダを開きます。そしてコンサートのチケットをポケットに入れ、飼い犬をトリミングに連れて行こうと決心します。講義ノートは今は時間がないので、3日後のフォルダに移します。空になった今日のフォルダは後ろへ移動し、明日のフォルダが前にくるようにします。毎月の終わりには新しい月のフォルダを開いて、正しい日のフォルダにアイテムを入れる等をして、中身を整理します。

備忘録ファイルによって、このように将来の自分自身に備忘録を送り付けることができます。記憶をくすぐってあげましょう。

このガイドについて

このガイドは、“Getting Things Done(仕事を成し遂げる)”のやり方についての、シンプルで実用的なガイドを提供すために書かれました。GTDの仕組みについて、一通りを手短に説明することを意図しています。このガイドは一人の視点から書かれたものなので、他の人とはGTDに関して重視するポイントが違うかもしれません。

もしGTDについて完璧に知りたいなら、David Allenの本を読むのが賢明でしょう。この本の中で彼は自身の発明した方法論を形式化しています。『Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity』(AmazonKindle StoreBookdepositoryGoogle BooksWikipedia)(訳注:日本語版があります。『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』)。

ガイドの見た目は、Miran LipovačaのHaskell言語についての素晴らしいガイドに影響を受けました。“Learn You a Haskell for Great Good!”。

ガイドはMarkdownで書かれています。そしてHTMLの生成にはpandocを使っています。私に御用のある方は、ehambergαgmail.comまでメールをください。