生産性を測るための4つの便利なメソッド

生産性を測ることは重要です。自分の現在行っていることが実際に割に合うか知りたいと思うのは、自然なことです。それを見極めて明らかにする唯一の方法は、日々の仕事をしっかり測ることなのです。生産性を率直に評価すれば、その結果に基づいて行動を変えていくことができます。

今の作業のことだけを考えて集中せよ。日光は焦点を集めないと物を燃やせない – Alexander Graham Bell

個性は一人ひとり異なります。どの場合にも使える唯一の規準というものは決して存在しません。どんな仕事があるかを認識することが、生産性をチェックする際の重要な一歩となります。時間を取って自分の生活の様々な場面を分析し、独自のシナリオに合う測定基準を作ってください。考える際の指針を以下に挙げていきます。

1. “フロー”をトラッキングする

休憩のためやっと手を止めた時に、30分しか経っていないと感じていたのに実際は3時間も作業に費やしていたというような経験はありませんか? ”熱中”などと表現されることの多いそうした感覚は、実のところ、ポジティブ心理学者のMihaly Csikszentmihalyiが”フロー”と呼んでいる不思議な現象に相当します。以下の映像で述べられているように、フローはいくつかの特定の感覚で定義されています。

  • 作業に没頭: 集中している。
  • 夢中の状態: 現実から離れている感覚がある。
  • 明確な意識: 何をするべきかと、それをどのくらいうまく行っているかが分かっている。
  • 可能な行為であるという認識: その作業を行うのに十分なスキルがある。
  • 平静の感覚: 自分についての不安がなく、自我の境界を越えて大きくなっている感じがする。
  • 時間の超越: 完全に集中しており、数時間が数秒で過ぎるように感じる。
  • 動機づけの存在: フローを生み出すもの自体が報酬となる。

この最近のTEDトークにおいて、Mihalyは「我々が取り組もうとしているのは、日々の生活のもっと多くのことをこのフローの中で行うにはどうするべきかという問題です」と述べています。ふとした時に、誰もが”フロー”を感じたことがあるでしょう。問題は、フローがいつ起こり、私たちはそれをどのようにコントロールし活用できるかということです。

フローはいつ起こるのか?

フローというものは、プロジェクトに対する個人的な関心と、自分のスキルや専門知識でその仕事をどのくらいうまくできそうかという判断が交わる所に起こります。その結果、プロジェクトに対して”これはできる”と感じると、やる気が湧いてくるのです。以下の図は、このことを分かりやすく表しています。

フローを測る

フローを測る最善の方法は、フローの状態にある時間を単純に計測して、フロー以外の状態にある時間と比較することです。時間が進むにつれて、フローの比率がどうなっていくかをトラッキングするのです。シンプルに週ごとにグラフにする方法が取り組みやすいでしょう。スプレッドシートやグラフは以下のような形で作成できると思います。

フローを測ることは、生産性を数値化して改善するのに大変効果的な方法です。目標を定めて、フローを増やしていきましょう。

2. 目標を定め、その目標を基準にして測る

目標を定めることは、生産性に関する優れた戦略の要となるものです。歴史上極めて影響力を持った重要人物は皆、目標を定めるのが上手だったと言われていますが、それには大きな理由があります。目標には効果があるのです。

心理学者のEdwin LockeとGary Lathamは目標設定に関してこれまでに最も多くの研究成果を出していますが、彼らは”今日中にロゴのバリエーションを3つ作る”といった具体的で難しい目標の方が、”ロゴのバリエーションを考える”といった漠然とした目標よりも、タスクに一生懸命取り組むのに役立つということを見いだしました。彼らの重要な著書『A Theory of Goal Setting & Task Performance』では、適切な目標を定めるための、以下の原則も示されています。

  1. 明確さ
  2. チャレンジ
  3. コミットメント
  4. フィードバック
  5. タスクの複雑さ

これらはすべて、いかに自分に正直に目標を設定できるか、そして目標の全体を見渡せるかに関わってきます。目標があることで、生産性が最大限に発揮されることは立証済みです。そのため、明確な目標を設定することは、高いレベルの成功を収めるための長期的戦略として最適なのです。

目標を測る

結局のところ、目標設定は技術によるものではありません。むしろ、長い期間を経て実を結ぶ訓練のようなものです。目標設定によって生産性をトラッキングするシンプルな方法は、毎日のタスクリストを作り、次のようにして各目標に重みを付けることです。

  1. 重要度に応じて各目標にスコアを付ける。最優先すべき目標はそれ以外の目標よりも高いスコアを付ける。ただし、一日の目標の合計は必ず100にすること。

  2. その日達成した目標のスコアを加算する。

  3. そのスコアをスプレッドシートに記録し、その経過を観察する。

これが目標を測るための最もシンプルな方法です。ある程度のゆとりや新しい試みも加えてみてください。あなたなりの方法を見つけたら、ぜひコメントをお願いします。

3.RescueTimeを利用する

RescueTimeはお使いのPCやデバイスにインストールし、バックグラウンドで実行できるアプリケーションです。一日の生産性をトラッキングし、どんなアプリケーションを使用したかを監視します。そして、一日の業務が終わると、生産性を統計にしたダッシュボードが出力されるので、とても便利です。ちなみにこれが、私の今日の記録です。

このようなツールは、間違った使い方をすれば、非常に悪い結果を招きます。たとえば時間に細かい上司がこれを使って部下を攻撃することだってできます。私はこのツールを愛用していますが、このツールのことは秘密にしてください。あくまで自分のモチベーションと生産性向上のためだけに使いましょう。

4.一日のスケジュールを作成する

毎日のシンプルなスケジュールを作成すると、タスクを進めるうえで助けになるだけでなく、タスクの進み具合を測ることもできます。様々なライフハックを紹介するサイト、Lifehackerにはいつもためになる内容が書かれていますが、ある記事にこんなフレーズがありました。「日々の決まりきった動作の中で、重要だが見過ごしがちなイベント、たとえば食事、シャワー、運動、洗濯などをカレンダーに書き込んで時間を設定すると、自分だけではできないような規則正しい生活を送ることができる」

何にどれくらいの時間をかけるかをあらかじめ設定し、これに従って行動すると、あれこれ悩む時間がなくなるので、カレンダーはタスクを進めるための強力なツールになります。もしこれを実践した場合は、このようなGoogleカレンダーになります。

時間の使い方をあらかじめ決めておくと、タスクに集中できるだけでなく、生産性を測るうえでも便利です。毎日午後2時から30分間メールを作成することが分かっていれば、毎週メールの作成に何パーセントの時間がかかるかまで分かります。シンプルですが効率的です。これまでの話でお分かりのように、このような方法で重要なのは一貫性です。毎日続けましょう。そうすれば結果が見えてきます。

まとめ

生産性をトラッキングする際は、自分に役立つデータを探し、厳しい目を持ちましょう。トラッキングを一貫して続けることは、あなたの努力が実際に実を結んでいることを適切に測るための唯一の方法なのです。

それでは、あなたに合った独自の測定基準をクリエイティブに作成してみましょう。毎日の時間の使い方が数値化されれば、それが生産性の向上にもつながるでしょう。